El vostre negoci necessita programari de gestió d'actius digitals?

Programari DAM: què pot fer per al vostre estudi

El programari de gestió d'actius digitals permet a les empreses emmagatzemar, gestionar i compartir de manera segura contingut web modern i experiències digitals. Aquests inclouen imatges de productes, PDF i, sovint, vídeos per vendre mercaderies en línia de manera efectiva. També hi ha fitxes, demostracions de productes i fullets per gestionar tant per a publicitat digital com impresa. 

Si no utilitzeu programari DAM, el més probable és que el vostre negoci tingui un sistema que combini processos. Normalment, això és amb moltes eines i bases de dades desconnectades. No obstant això, sistemes com aquests solen ser intensius en recursos i costosos. Impliquen molts passos manuals, així com la força de treball necessària per a cada etapa de producció.

Però, quan és el moment d'invertir en una solució DAM més completa? En aquesta publicació, t'ajudarem a avaluar com gestiones i comparteixes contingut digital avui en dia. Veurem els punts de dolor amb què es troben els diferents tipus d'empreses i com els sistemes DAM afecten els costos globals i les vendes. Seguiu llegint per obtenir més informació, inclòs quan la vostra empresa es pot beneficiar més del programari DAM.

‍

‍

‍

Quan cal plantejar-se invertir en programari DAM

En general, com més contingut produïu i distribuïu, més pot aprofitar el vostre negoci del programari DAM. Per una banda, les solucions DAM eliminen molts processos manuals i repetitius. Això redueix els costos operatius a llarg termini i de gran volum. 

El programari DAM també pot connectar diversos sistemes. Permeten a les empreses aconseguir més en menys temps i amb menys persones implicades. Però aquests no són els únics avantatges de les solucions DAM. Anem bé. A continuació es detallen les raons per les quals diferents empreses utilitzen el programari DAM, juntament amb com PhotoRobot satisfà les necessitats del client.

‍

1 - Gestionar grans volums d'actius digitals és complicat

Una de les principals raons per les quals les empreses consideren el programari DAM és reduir el temps necessari per gestionar i compartir actius digitals. Normalment, és quan una empresa necessita un enfocament més sostenible per a la producció i distribució de contingut de gran volum.

Per exemple, PhotoRobot clients solen gestionar una àmplia gamma d'actius digitals. Això és amb l'ajut de solucions automatitzades d'estudi de fotografia de productes de comerç electrònic que acceleren dràsticament la producció de contingut. Tot el que es necessita és una sola sessió de fotos per capturar galeries d'imatges completes juntament amb angles de màrqueting, vídeo i fotografia de productes 360. 

Els resultats han de passar per la garantia de qualitat i, finalment, per publicar-los o compartir-los a través de qualsevol canal que aparegui el producte. No obstant això, cadascun d'aquests processos pot ser complex, especialment sense un programari que centralitzi els vostres actius digitals. És per això que PhotoRobot integra DAM en el seu conjunt de programari.

‍

Com un sistema DAM centralitzat facilita la gestió

Mitjançant la integració de DAM en els fluxos de treball dels clients, PhotoRobot ajuda a les empreses a:

• Centralitzar el contingut digital per facilitar-ne la gestió, la redistribució, el seguiment i la seguretat.
• Limiteu la necessitat de membres de l'equip addicionals per gestionar i distribuir actius digitals.
• Automatitzeu una àmplia gamma de tasques repetibles i repetitives.
• Reduir els costos operatius i generar més oportunitats de venda.

‍

‍

‍

2 - Les tasques de gestió d'actius digitals ocupen massa temps

Un altre problema comú al qual s'enfronten les empreses és que simplement es necessita massa temps per gestionar els seus actius digitals. I normalment, això es deu a les innombrables tasques repetitives que es dediquen a la gestió i compartició de contingut. Només per citar alguns dels molts, aquests impliquen tasques com:

• Denominació, estructuració i format de fitxers per a ús intern (catàlegs de productes, feeds de comerç electrònic) vs ús extern (distribució a distribuïdors). Sovint, cadascun tindrà especificacions diferents per a diferents sortides.
• Gestionar drets i permisos digitals, distribuir contingut als distribuïdors i registrar què passa amb qui i quan.
• Treballar amb actius digitals repartits en nombroses bases de dades i plataformes.
• Adjuntar, controlar i associar metadades a tot el contingut del producte.
• Intentant reduir el 'time-to-market' per millorar les oportunitats de venda.
• Automatitzar tants processos com sigui possible per abaratir els costos de gestió i distribució d'actius.

‍

Com el programari DAM estalvia temps i costos en tasques repetitives

Gran part del valor de les solucions DAM es pot mesurar pel nivell d'automatització que aporta a l'estudi. Una solució DAM eficaç:

• Automatitzeu parcialment o completament tasques repetibles que requereixen molt de temps.
• Allibereu recursos humans perquè el vostre equip es pugui centrar més en el vostre negoci principal.
• Reduir els costos operatius de gestió i distribució de continguts digitals.
• Millorar el contingut del producte "time-to-market" i així augmentar les vendes en general.

‍

‍

‍

3 - Fer un seguiment de tots els actius digitals és un procés complex

Perdre actius digitals pot suposar perdre vendes. Això és tan cert en el comerç electrònic com en qualsevol venda i màrqueting. I, realment, és fàcil perdre la pista dels actius digitals sense eines i bases de dades centralitzades. Si en falta alguna, pot ser un procés llarg i complex recuperar-les. Encara ho és més en volums més alts de gestió d'actius digitals.

Prenem per exemple general un dels clients de fabricació més grans de PhotoRobot.

• Imagineu-vos un fabricant que produeixi línies de més de 5,000 a 10,000 productes.
• Per a cada producte, el fabricant té una galeria d'imatges fixes completa, angles de màrqueting i un gir de 360. 
• Alguns productes també tenen PDF, demostracions de productes i un model 3D de comerç electrònic o un configurador de productes.
• També hi ha fullets, fullets informatius i vídeos tutorials.
• Alguns productes encara requereixen imatges, alguns no tenen altres recursos i alguns estan preparats per publicar-los.
• D'altres continuen sent obres en curs en diferents etapes de producció.
• Cap d'aquests actius digitals està centralitzat en una única base de dades.

En aquest cas, com pot ser que qualsevol persona –o equip– asseguri amb precisió i coherència que cada producte tingui els seus actius necessaris? És senzillament impossible.

‍

Com el programari DAM fa possible una gestió d'alt volum

Una solució DAM eficaç facilitarà la gestió de la producció de gran volum per a tot l'equip: gestors de projectes, fotògrafs i control de qualitat. 

Prenem PhotoRobot gestió integrada d'actius digitals, per exemple.

• El programari centralitza els actius digitals i totes les propietats associades. 
• Tots els recursos s'organitzen en diferents carpetes per sortides, cadascuna fàcilment cercable.
• Les dades i les metadades serveixen com a senyals per cercar, recuperar i accedir al control dels actius digitals.
• Els membres de l'equip poden accedir fàcilment a les tasques de les quals són responsables, amb pàgines per a directors d'estudi, fotògrafs, clients o retocadors.
• Els informes en temps real mostren el treball en curs dels membres de l'equip, la finalització de tasques, les tasques i els propers projectes.
• Juntament amb PhotoRobot integració del flux de treball, els equips tenen visibilitat en temps real dels actius digitals en totes les etapes de producció.

‍

‍

4 - És impossible concedir accés als actius digitals en qualsevol moment i en qualsevol lloc

Sense centralitzar els actius digitals, concedir accés a parts internes o externes quan ho necessitin pot ser complicat. De fet, de vegades és senzillament impossible. Els membres de l'equip, les parts externes i els clients sovint es reparteixen en diferents zones horàries. Això pot significar sol·licituds d'accés a actius digitals durant tot el dia. 

Quan els membres de l'equip no poden accedir al que necessiten quan ho necessiten, tot s'alenteix. O bé han de produir nous actius per substituir el que falta o, pitjor encara, distribuir una cartera de productes incompleta. Cada cost més temps, pot resultar en menys vendes i comporta despeses operatives més elevades.

Prenem, per exemple, un retoc subcontractat en un termini ajustat o un gestor de projectes que hagi de publicar contingut a temps. Si no poden accedir al que necessiten quan ho necessiten, les vendes i la reputació empresarial estan en línia.

‍

Com el programari DAM garanteix la facilitat d'accés

El programari DAM garantirà que els membres de l'equip responsable, les parts externes i els clients puguin accedir als seus actius en absolutament qualsevol moment. Torneu a prendre la gestió d'actius digitals amb PhotoRobot, per exemple.

• El programari ajuda les empreses a posar fi a les "sitges" d'actius digitals.
• Els usuaris poden organitzar els recursos per projectes i carpetes, tot dins d'un mateix sistema. 
• Una base de dades central permet una fàcil cerca i recuperació d'actius en qualsevol moment.
• Les funcions de compartició externa faciliten l'accés a clients i talent externalitzat.
• Els usuaris poden adjuntar o veure comentaris i informació com a metadades dins dels fitxers.
• El programari està basat en navegadors, permetent l'accés remot als actius digitals. 
• Les parts responsables sempre poden trobar els actius que necessiten i supervisar el treball en curs.
• Els nivells de permisos d'usuari garanteixen que els membres de l'equip tinguin accés només a les tasques en què treballen, amb només informació rellevant per a ells.

‍

‍

5 - És difícil protegir i controlar tots els actius digitals

Un altre repte és assegurar tots els actius digitals, especialment qualsevol material de l'empresa inacabat, confidencial o d'alt secret. Amb els sistemes desconnectats, això pot esdevenir ràpidament ingestionable. 

En primer lloc, algú ha d'assumir l'estratègia, el desenvolupament i la implementació d'un pla de seguretat en diversos sistemes. A continuació, han de trobar un mitjà per supervisar les activitats, fer complir la seguretat i fer còpies de seguretat de tots els actius de l'empresa. Es tracta d'una comanda extremadament alta, que sovint deixa els actius vulnerables a pèrdues o robatoris.

Només cal tenir en compte quant de temps i cost es dedica a produir contingut, des de la fotografia mateixa fins a l'edició i el control de qualitat. Els vostres actius també són extremadament vitals per a les vendes, amb el time-to-market com a màxima prioritat per al màrqueting en operacions de gran volum. Per tant, els actius necessiten seguretat fiable, així com còpies de seguretat periòdiques per si de cas.

‍

Com la DAM de PhotoRobot permet una major seguretat

Per tal de garantir l'emmagatzematge de tots els vostres actius digitals, PhotoRobot compta amb diverses funcions de seguretat úniques.

• PhotoRobot permet als usuaris emmagatzemar tots els actius en un sistema centralitzat.
• Les còpies de seguretat estan automatitzades, amb auditories periòdiques que garanteixen els més alts nivells de seguretat.
• El programari permet el desplegament d'actius digitals multiregionals amb la recuperació de desastres.
• Totes les dades estan en ISO 27001 i protegides a través de Google Cloud, amb accés només mitjançant encriptació TLS.
• L'emmagatzematge multiregional i geo-redundant utilitza cloud computing per emmagatzemar dades de manera redundant en almenys dues ubicacions geogràfiques per a una recuperació fiable de desastres.
• Les ubicacions d'emmagatzematge sempre es troben a un mínim de 100 quilòmetres de distància per evitar qualsevol temps d'inactivitat.
• La geo-redundància es produeix de manera asíncrona, mentre que les dades d'emmagatzematge multiregional són redundants dins d'almenys una ubicació geogràfica immediatament a la càrrega.

‍

‍

6 - La redistribució del contingut implica massa passos manuals

Si treballen amb distribuïdors o revenedors, tindran els seus propis requisits de format i terminis regulars. Si no compliu les expectatives, les vendes poden reduir-se ràpidament, ja que els clients no tindran contingut actualitzat per distribuir. No obstant això, el format i la distribució poden ser una tasca habitual, com a mínim. També pot ser un procés dolorosament lent i costós. Tornem a prendre com a exemple les manufactures més grans.

• Els fabricants poden tenir centenars de revenedors, cadascun exigint el contingut més recent de manera oportuna.
• Cada distribuïdor ven diferents conjunts de productes del fabricant.
• El fabricant té requisits de format diferents per a cada distribuïdor.
• Els distribuïdors esperen un format específic: com ara convencions de nomenclatura de fitxers, tipus de fitxers, resolució d'imatges i molt més.

Per als fabricants mitjans i grans, això sol requerir un empleat a temps complet responsable del format i la distribució. No obstant això, el programari DAM encara pot gestionar gran part de l'aixecament pesat.

‍

Com el programari DAM elimina els processos de lliurament manual

El format i el lliurament de contingut és una altra àrea que el programari DAM pot automatitzar parcialment. Prenem per exemple el PhotoRobot procés de lliurament de contingut.

• El programari permet als usuaris marcar actius digitals com a "Verificats" per compartir instantàniament el treball amb els clients per a la seva revisió i publicació.
• El processament al núvol permet el lliurament immediat i automàtic de fitxers després de la captura d'imatges.
• Les pàgines de clients del programari creen un espai personal perquè clients com ara distribuïdors i revenedors rebin actius digitals.
• Els clients poden iniciar sessió a la seva pàgina per obtenir una visió general ràpida dels projectes, elements i estats dels elements.
• Tot el que es necessita són uns quants clics per descarregar actius preparats per al web. 
• La integració directa amb feeds d'exportació de comerç electrònic, llocs web i aplicacions permet la publicació immediata a l'aprovació.
• Tots els elements estan en format llegible per ordinador, amb suport per a formats JSON i XML disponibles a nivell de projecte, organització o client.
• Els usuaris poden definir propietats d'element com ara Nom, ID, SKU, Estat, Marca de temps i molt més.

L'automatització permet, a més, un format automàtic segons el perfil individual de cada client. L'objectiu és simplificar l'obtenció d'actius digitals a tots els clients rellevants, alhora que es compleixen els requisits únics de cadascun.

‍

‍

7 - El temps de comercialització del contingut del producte és massa lent

Com més temps triga el contingut del producte a arribar al mercat, més temps triguen els actius a generar valor. Penseu en les etapes típiques de producció que passen per fer arribar contingut al consumidor. 

• El negoci determina l'abast de la producció de contingut, des dels productes fins als tipus de suports.
• Un estudi produeix els actius digitals.
• L'estudi publica actius a un sistema DAM per a revisió i QA.
• Un gestor de projectes aprova els actius digitals o els envia per a retocs addicionals (de vegades a talent subcontractat).
• L'empresa publica recursos preparats per al web en un sistema intern (com ara una pàgina de producte o un feed de comerç electrònic).
• Els actius digitals surten als canals de distribuïdor o distribuïdor.

Si cada etapa de producció es distribueix en diversos sistemes, així com recursos humans interns i externs, es fa costós. Encara ho és més quan s'utilitzen eines desconnectades dels vostres fluxos de treball i amb poca o cap automatització.

‍

Com el programari DAM pot reduir dràsticament el time-to-market 

A més del format i el lliurament de fitxers automatitzats, la solució DAM de PhotoRobot pot reduir el time-to-market de diverses maneres.

• DAM és una part integral del programari de flux de treball de PhotoRobot, el que significa que els usuaris poden centralitzar les dades sobre actius digitals, producció i progrés. 
• Les pàgines de fotògrafs proporcionen un fàcil accés a les tasques, la cerca i la navegació, així com als estats dels elements per comunicar els fluxos de treball i la producció.
• Els processos integrats d'aprovació dins de l'aplicació fan possible el control de qualitat per als membres de l'equip interns i externs, o clients.
• La cerca a text complet permet la navegació entre projectes, elements, carpetes, clients i usuaris, amb consultes de cerca condicional d'elements i estats dels elements.
• L'exportació massiva d'imatges està disponible a l'aplicació o mitjançant una utilitat d'exportació independent. Permet als usuaris i clients obtenir imatges amb la qualitat requerida, l'estructura del nom de fitxer, el format i la resolució en un sol clic.

En conjunt, aquestes característiques ajuden a centralitzar totes les etapes de producció. Suposen menys retards i menys actius en moviment entre sistemes o recursos. Al final, això significa una reducció significativa del time-to-market i, per tant, més contingut en mans dels consumidors.

‍

‍

‍

8 - És difícil estandarditzar i gestionar les metadades

Quan els actius es distribueixen en diversos sistemes, un altre repte al qual s'enfronten els proveïdors és l'estandardització i la gestió de les metadades. Un exemple d'això és adjuntar metadades a un fitxer amb informació del producte com la seva descripció, pes o dimensions. Podria ser una data de propietat, etiquetes d'informació o text alternatiu de la imatge per a la publicació en línia.

En afegir metadades a un fitxer multimèdia, es torna indexable, cercable i més manejable. Tanmateix, això sovint requereix molta entrada manual. Aleshores, amb cada vegada més mitjans per gestionar, la implementació d'estàndards en diverses plataformes es fa cada vegada més complexa.

Imagineu-vos intentar estandarditzar les metadades en més de 1000 productes, cadascun amb la seva pròpia cartera d'actius digitals. Alguns contenen angles de màrqueting, primers plans i plans detallats. Altres poden incloure un model de gir, vídeo o 3D de 360. Adjuntar metadades a tots aquests actius de manera ràpida i rendible no és possible sense l'ajuda de DAM Software.

‍

Com simplifica el programari DAM la gestió de metadades

Un programari DAM eficaç automatitzarà moltes etapes de l'estandardització de metadades. Prenem per exemple com PhotoRobot ha integrat CubiScan en fluxos de treball i gestió d'actius digitals. CubiScan ens permet obtenir els pesos, mesures i dimensions exactes dels productes abans de començar la sessió de fotos. Aquesta informació la podem emmagatzemar en una base de dades tan bon punt la registrem. 

Més enllà d'això. El sistema DAM de PhotoRobot proporciona diverses solucions per a la gestió de metadades. 

• El programari pot proporcionar accés remot (en qualsevol moment i en qualsevol lloc) per gestionar les metadades al repositori central d'actius digitals.
• Els usuaris simplement concedeixen credencials d'inici de sessió als membres de l'equip intern o a una part externa per introduir o modificar dades.
• La configuració permet als usuaris crear i desar paràmetres automatitzats per a diferents categories de productes, projectes, clients o organitzacions.
• L'automatització permet la denominació automàtica de fitxers. 
• Els usuaris poden importar qualsevol tipus de dades mitjançant l'eina d'importació CSV o trucant a una API. 
• El sistema permet importar dades de producte, descripcions, estructures personalitzables amb etiquetes de columna i suport per a diverses propietats.

‍

‍

‍

‍

9 - La garantia de qualitat manca o falta del tot

Amb el pas del temps, els actius digitals poden residir en cada vegada més sistemes, cosa que dificulta o falta completament la garantia de qualitat. Això és encara més cert quan es treballa amb diferents departaments, proveïdors, distribuïdors o revenedors.

Algunes imatges es troben en catàlegs. Altres es troben en promocions de màrqueting, distribuïdes a revenedors o en diverses iniciatives de venda. Tot i això, necessiteu cadascun d'aquests per representar la marca tal com és avui i amb les seves millors fotos cap endavant. 

Sense un sistema centralitzat, això pot arribar a ser impossible. Simplement no és fàcil controlar i garantir la màxima qualitat dels vostres actius digitals en tots els canals que apareixen. Les captures de màrqueting d'alta qualitat finalment es barregen amb contingut de producte de menor qualitat. I, al final, la manca de consistència fa que el negoci sembli poc professional. Encara pitjor, no és bo per a les vendes.

‍

Com el programari DAM permet una col·laboració lliure i eficaç

Dam dins PhotoRobot programari ajuda els equips a supervisar i fer complir millor els processos d'assegurament de la qualitat, ja siguin interns o externalitzats. Això és gràcies a una àmplia gamma de funcions per compartir projectes i aprovar clients. 

• PhotoRobot programari facilita compartir projectes amb clients o concedir accés al projecte a retocs externs.
• Les eines de navegació permeten una navegació ràpida entre elements i informes amb informació detallada i estadístiques en carpetes o fotos seleccionades.
• Els usuaris poden adjuntar instruccions com a comentaris a actius digitals individuals o carpetes senceres.
• La interfície d'usuari unifica la part del núvol de l'aplicació amb l'aplicació local. Això significa que tots els detalls que adjunteu localment són immediatament visibles al núvol i viceversa. 
• Els usuaris poden introduir un comentari i especificar per a qui serà visible.
• Les etiquetes permeten als usuaris notificar als destinataris comentaris nous i marcar els comentaris preparats per a l'acció, resolts o completats.
• Els estats del flux de treball comuniquen el progrés, amb estats de retoc per marcar elements preparats per al retoc o completats. 
• Els clients poden aprovar o rebutjar el treball "Verificat" amb un sol clic de ratolí. També poden adjuntar comentaris o instruccions si cal fer retocs addicionals.

‍

‍

‍

10 - Els duplicats d'actius digitals es troben en diferents sistemes

Una altra complicació a l'hora de treballar amb actius digitals al llarg del temps és tractar duplicats en diferents sistemes. Els duplicats es produeixen en formatar suports per satisfer diferents requisits del client (tipus de fitxer, qualitat, resolució, etc.). 

Al seu torn, els requisits d'emmagatzematge i els costos d'emmagatzematge augmenten. Els duplicats també dificulten la indexació i la cerca de contingut i, per tant, són igualment difícils de gestionar. Amb 1000 actius, pot ser un procés car i que requereix molt de temps com a mínim.

‍

Com PhotoRobot redueix la necessitat de contingut duplicat

Amb la integració DAM de PhotoRobot, és possible eliminar completament la necessitat de contingut duplicat. Els usuaris també tenen accés a tots els actius digitals, des dels fitxers originals fins a les sortides finals per a diverses xarxes de clients.

• La integració directa de DAM amb el flux de treball crea immediatament còpies de seguretat en la captura d'imatges i carrega fitxers originals a l'emmagatzematge al núvol.
• Tots els fitxers són accessibles remotament per tots els usuaris en qualsevol moment
• Els usuaris poden automatitzar el format, així com el postprocessament a les especificacions del client.
• No calen fitxers duplicats amb escala d'imatges en temps real i suport per a formats d'imatge JPEG i WebP.
• Una xarxa global de lliurament de contingut (CDN) basada en el núvol garanteix una càrrega ràpida i una resolució perfecta de píxels en qualsevol dispositiu.
• El recompte il·limitat de visualitzacions i la transferència de dades no suposen cap despesa addicional. Els usuaris només paguen per l'emmagatzematge de dades que utilitzen.

‍

‍

És PhotoRobot la solució DAM per al meu negoci?

PhotoRobot integra la gestió d'actius digitals amb maquinari de fotografia d'estudi, tecnologia d'automatització i programari de flux de treball. Per això, sabem PhotoRobot no serà adequat per a totes les empreses. El programari connecta totes les etapes de producció i és el motor dels nostres equips automatitzats de fotografia de productes. 

No s'integra ni s'integrarà mai amb altres fabricants de maquinari, ni funcionarà el nostre maquinari amb altres sistemes de control. Així, PhotoRobot és per a empreses que busquen la solució completa de l'estudi. Fabriquem plats giratoris de diverses mides de 360, braços de càmeres robot, sistemes de diversos braços i molt més, cadascun amb automatització de flux de treball basada en programari. 

Tens curiositat per saber més sobre què pot fer PhotoRobot pel teu negoci? Penseu en la possibilitat de reservar una demostració avui mateix. Portarem la vostra línia de productes i crearem una configuració d'estudi a mida per a les vostres demandes específiques, des de la producció fins a la gestió d'actius digitals.